Introduction à la norme EAD

L’EAD (Encoded Archival Description) est une DTD (Document Type Definition), utilisée pour le traitement des fonds d’archives. Elle a été élaborée à partir de 1993 à l’université de Berkeley et promue en 1995 par la Société des Archivistes Américains. Elle repose sur le langage XML (eXtensible Mark-up Language).

La DTD EAD est un outil de structuration de l’information, à la fois riche et souple, particulièrement adapté au traitement des fonds de type archivistique, et, plus généralement, de toute collection de documents organisée en fonds. Elle a été conçue pour être utilisée avec des normes de description, comme la norme internationale ISAD(G), qui fournit des règles de description de contenu mais n’est pas directement utilisable dans un système informatique ; l’EAD favorise donc l’échange des instruments de recherche et outils descriptifs de fonds. Elle permet de gérer un grand nombre de niveaux hiérarchiques, pouvant aller jusqu’à la pièce mais pas obligatoirement : ainsi, la balise archdesc permet la description globale du fonds et la balise dsc celle des sous-composants. Quant à la balise c, elle permet de désigner un niveau hiérarchique.

L’utilisation de l’EAD repose sur quatre règles fondamentales :

• Présenter le contexte et la structure hiérarchique du fonds et de ses composantes, en allant du général au particulier.
• Donner les renseignements appropriés au niveau décrit.
• Relier chaque description à celle du niveau de description immédiatement supérieur.
• Ne pas répéter à un niveau inférieur l’information déjà présente au niveau supérieur.

La DTD EAD offre un certain nombre de possibilités : ainsi, une balise dao permet de lier une image numérique à une notice, des balises abstract, scopecontent, notes, bibref autorisent la présentation de résumés, de notes, ou de références bibliographiques. Elle offre également des possibilités de liens à des fichiers externes, notamment des données multimédia.

Utilisée par un certain nombre d’établissements, l’EAD permet la mise en ligne d’instruments de recherche en ligne, et rend possible la communication entre établissements. Elle est notamment utilisée aux États-Unis par RLG (Research Libraries Group), et est promue en France par la Direction des archives de France qui défend son utilisation pour les instruments de recherche des archives nationales et locales.

Qu'est-ce qu'une DTD ?

Littéralement, le terme DTD signifie « Document Type Definition », soit en français « définition de type de document ». C’est quelque chose qui préexiste au langage XML et qui existait déjà avec le langage SGML. La DTD permet de définir un modèle descriptif de structuration des données contenues dans un document XML. Elle aide à organiser les données de manière normalisée et permet de partager des documents XML. La DTD ne fait pas partie du document XML. Elle vient le compléter pour que les données contenues dans ce document XML soient organisées de manière normalisée et puissent être partagées suivant un modèle commun pour le partage de documents XML, soit dans un domaine de connaissances similaire, soit pour répondre à des besoins définis.

Une DTD définit un modèle de données, qui structure un document XML selon des règles bien définies. L’idée est de définir une structure commune à un ensemble d’utilisateurs et de programmateurs de documents XML, qui partagent cette structure et qui peuvent échanger de cette manière aisément les documents XML puisque ceux-ci ont une structure de base qui est commune. C’est surtout ce côté normatif qui importe dans la DTD.